Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời không thể bỏ qua

Tổ chức sự kiện ngoài trời hiện là xu hướng mới được rất nhiều đơn vị lựa chọn sử dụng. Tuy nhiên với những doanh nghiệp, đơn vị mới sẽ có nhiều khó khăn trong việc triển khai loại hình sự kiện mới này. Những kinh nghiệm dưới đây của tổ chức sự kiện Hưng Yên hy vọng sẽ giúp ích được cho khách hàng trong công tác tổ chức sự kiện để sự kiện được diễn ra thành công tốt đẹp.

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Trước khi lựa chọn địa điểm tổ chức, hãy khảo sát địa hình của trung tâm tổ chức để đảm bảo chúng thuận tiện đi lại. Địa điểm tổ chức lý tưởng nhất chính là ngay trung tâm thành phố, nếu không hãy lựa chọn các địa điểm với giao thông thuận tiện. Trường hợp các hội nghị dài ngày, hãy bố trí nơi cư trú cho khách ở ngay gần địa điểm tổ chức sự kiện.

Bên cạnh đó, khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời, công ty tổ chức sự kiện cần tham khảo giá của nhiều nơi khác nhau. Ngoài chất lượng thì giá cả cũng là yếu tố cầu thành nên một chương trình thành công.

Chú trọng hệ thống bãi giữ xe

Khi lựa chọn tổ chức sự kiện ngoài trời, khó khăn mà các công ty tổ chức sự kiện gặp phải là lo bãi để xe cho khách tham dự. Dựa trên số lượng người tham dự được ước tính từ trước, hãy định lượng số lượng xe và phân bố, sắp xếp các bãi giữ xe ở quanh khu vực tổ chức. Điều này vừa hạn chế tình trạng tắc nghẽn tại khu vực chính, vừa giúp người tham gia giao thông thuận lợi.

Tùy thuộc tính chất sự kiện,  với những sự kiện dành cho tất cả các đối tượng thì bạn chỉ cần tính toán chỗ để xe máy. Nhưng nếu tổ chức một buổi hội thảo, tổ chức sự kiện công ty thì đa số là các doanh nhân, họ thường đi xe hơi nên tốn nhiều diện tích hơn thông thường.

Chú trọng khâu trang trí

Công tác trang trí trong trong tổ chức sự kiện ngoài trời cũng rất quan trọng. Dưới không gian lớn, nếu như không có sự trang trí phù hợp làm nổi bật trung tâm sự kiện thì chúng sẽ rất dễ bị chìm trong không gian rộng lớn của sự kiện.

Các phụ kiện trang trí thường thấy là hoa, bong bóng, khinh khí cầu,… Bên cạnh đó, đừng quên để banner quanh khu vực tổ chức, vừa giảm bớt sự trống trải vừa tăng hiệu quả hình ảnh cho chương trình.

Đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm

Với những bữa tiệc ngoài trời, công tác vệ sinh an toàn thực phẩm cần được đặt lên hàng đầu. Hãy lựa chọn đơn vị cung cấp thực phẩm uy tín, đảm bảo vệ sinh và có kinh nghiệm cung cấp tổ chức các sự kiện hoạt động ngoài trời quy mô lớn.

Vệ sinh môi trường sự kiện

Vệ sinh ở đây bao gồm cả vấn đề ăn uống và vệ sinh môi trường. Tình trạng xả rác bừa bãi sau mỗi sự kiện là không thể tránh khỏi. Vì thế, hãy bố trí nhân sự dọn dẹp vệ sinh thường xuyên để đảm bảo mỹ quan cho sự kiện. Bên cạnh đó, hãy đặt các biển báo tại lối đa, thông báo qua hệ thống loa để nhắc nhở người tham gia sự kiện vứt rác đúng nơi quy định.

Việc đảm bảo nhà vệ sinh lưu động rất cần thiết để tránh tình trạng người tham gia phải xếp hàng dài để chờ đợi. Các đơn vị tổ chức sự kiện có thể liên hệ với công ty vệ sinh môi trường đô thị để tiến hành thuê.

Chú trọng tới khâu dự phòng

Dù là đơn vị có kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời cũng khó có thể tránh khỏi các yếu tố khách quan như thời tiết. Việc lường trước các rủi ro như trời mưa, bão giúp đơn vị tổ chức sự kiện  đưa ra phương án dự phòng tốt hơn.

Bên cạnh đó, hệ thống âm thanh ánh sáng sự kiện cần được hết sức chú trọng. Tại những khu vực tổ chức quá rộng hoặc có gió, nên đầu tư phần âm thanh ánh sáng sao cho phù hợp. Ngoài ra, việc mang theo dụng cụ nào, thiết bị nào cũng cần có kế hoạch, tránh  lãng phí nhưng cũng không được để thiếu dẫn đến hỏng chương trình.

Nếu bạn đang tìm kiếm đơn vị tổ chức sự kiện ngoài trời uy tín tại Hưng Yên, PTC Vina chính là lựa chọn không thể bỏ qua. Liên hệ ngay chúng tôi theo hotline:0916.999.861 hoặc website: http://ptcvina.com để được hỗ trợ nhanh chóng nhất.