Muốn có một hội nghị/ hội thảo chuyên nghiệp đòi hỏi bạn phải chuẩn bị rất nhiều thứ và có kiến thức, kỹ năng về từng mảng hội nghị mà công ty, doanh nghiệp hướng đến. Vậy có những lưu ý nào trong việc tổ chức hội nghị/hội thảo để đảm bảo diễn ra thành công nhất. Hãy cùng PTC EVENT điểm qua nhé!
1. Lên ý tưởng chủ đề cho chương trình
Việc lên chủ đề là cực kỳ quan trọng. Chủ đề phải thể hiện được mục đích và thông điệp của hội nghị/hội thảo để lấy đó làm cơ sở cho việc lên nội dung. Chủ đề cần phải ngắn gọn nhưng nêu bật được thông điệp chương trình. Đối với các hội nghị/hội thảo tự do hoặc bán vé tham dự thì chủ đề là yếu tố sống còn quyết định đến sự quan tâm của công chúng. Do vậy tốt nhất hãy thăm dò ý kiến của những khách hàng tiềm năng bằng một buổi khảo sát để từ đó tìm ra những chủ đề mà họ muốn tìm hiểu nhất, sau đó dựa vào các ý kiến này mà bạn có thể đưa ra chủ đề cho sự kiện.
2. Mời chuyên gia để tạo sự tin tưởng
Trong các buổi hội nghị/hội thảo có khách mời là chuyên gia sẽ tạo sự tin tưởng và uy tín cho chương trình đồng thời giúp tỷ lệ chuyển đổi đến khách hàng được nâng cao. Bạn nên chọn những chuyên gia nổi tiếng trong những lĩnh vực, ngành nghề mà hội nghị/hội thảo hướng đến và chuẩn bị trước các câu hỏi riêng cho từng chuyên gia.
3. Lựa chọn địa điểm thích hợp
Trong những lưu ý tổ chức hội nghị/hội thảo, lựa chọn địa điểm cũng là điều cực kỳ quan trọng. Tùy thuộc vào tính chất của hội nghị/hội thảo mà lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp. Một số vấn đề bạn cần lưu ý như sau:
– Nếu hội nghị/ hội thảo đòi hỏi sự nghiêm túc, trang trọng thì cần phải lựa chọn địa điểm tổ chức có dịch vụ chuyên nghiệp, hình thức đẹp, cao cấp, đảm bảo sự yên tĩnh và riêng tư.
– Chọn địa điểm dựa trên số người tham dự: bạn nên tính toán kỹ số lượng người tham dự để từ đó chọn địa điểm tổ chức phù hợp. Nếu quy mô nhỏ thì khi chọn địa điểm tổ chức nên chọn địa điểm nhỏ và đơn giản để không khí sự kiện không bị loãng và tiết kiệm được chi phí. Ngược lại, nếu quy mô người tham dự lớn, mang tầm cỡ Quốc gia như Hội nghị thượng đỉnh thì ngoài sự sang trọng, tiện nghi vấn đề an ninh, an toàn là cực kỳ quan trọng.
Ngoài ra bạn cần quan tâm đến những tiện ích đi kèm như sân khấu, âm thanh, ánh sáng, máy chiếu…
Bên cạnh đó, khi lựa chọn địa điểm bạn nên chú ý đến vấn đề giao thông, các tiện ích khác mà lựa chọn nơi tổ chức thích hợp giúp khách mời dễ dàng đi lại và đảm bảo đúng thời gian.
4. Thu thập thông tin của khách mời tham dự
Việc thu thập thông tin của các khách mời tham dự hội nghị/hội thảo là điều rất cần thiết bởi đối với các doanh nghiệp, một trong những mục đích chính khi tổ chức hội nghị/hội thảo đó là củng cố, tăng cường mối quan hệ với các khách hàng cũ đồng thời tìm kiếm thêm các khách hàng tiềm năng. Có rất nhiều hình thức để lấy thông tin khách mời như: điền form online, đăng ký nhận email, sử dụng thẻ thành viên… Bạn có thể cân nhắc lựa chọn các hình thức phù hợp nhất với từng sự kiện.
Gửi thư mời cho đối tác là một việc cần lưu ý
5. Truyền thông cho sự kiện
Đây cũng là một cách giúp sự kiện được nhiều người biết đến và xây dựng thương hiệu, tạo lòng tin đến công chúng. Một trong những lưu ý trong việc truyền thông chính là bạn cần chú ý đến vấn đề thời gian. Thời gian truyền thông không nên quá sớm bởi sẽ làm giảm sức nóng của sự kiện khiến người tham dự chủ quan không đăng ký. Tuy nhiên, thời gian truyền thông cũng không nên quá trễ vì nó sẽ khiến người tham dự khó khăn trong việc sắp xếp lịch tham dự, khó khăn cho công tác chuẩn bị. Tốt nhất, các hoạt động truyền thông nên diễn ra từ 1 đến 2 tuần trước hội nghị/ hội thảo.
Các kênh truyền thông hiệu quả để tuyên truyền về sự kiện bao gồm: Email, báo chí, diễn đàn, mạng xã hội… tùy vào tính chất, quy mô và đối tượng khách hàng mục tiêu của hội nghị/hội thảo mà bạn chọn kênh truyền thông phù hợp.
Ngoài ra, vấn đề cần lưu ý khi tổ chức truyền thông chính là chi phí, nên tùy thuộc vào tính chất của hội nghị/hội thảo mà cân đối chi phí phù hợp. Thường thì người tổ chức sự kiện sẽ để riêng một khoản ngân sách dùng để phục vụ cho việc quảng bá sự kiện. Hãy cân nhắc sử dụng các hình thức truyền thông sao cho vừa hiệu quả vừa tối ưu chi phí.
Với kinh nghiệm cùng phương châm “Đặt khách hàng là trung tâm”, chúng tôi cố gắng mang đến cho quý công ty những dịch vụ tốt nhất và chu đáo nhất. Hãy liên hệ với PTC Vina để được tư vấn và tận hưởng những ưu đãi hấp dẫn.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Miền Bắc – 0916.999.861
Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Hải Dương – 0916.999.861
Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Hưng Yên – 0936.992.106
Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Hải Phòng – 0936.992.202
Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Quảng Ninh – 0936.992.101
Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Bắc Ninh – 0916.999.861
Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Bắc Giang – 0936.992.103
Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Hà Nội – 0936.992.101
Hotline: 0916.999.861
Website: https://ptcvina.com/
Email: phutu118@gmail.com
Leave a Reply